Tietosuojaseloste - Isännöintitoimisto

Vår disponentbyrå samlar och behandlar information om boende, aktieägare och övriga kunder i syfte att sköta våra uppgifter som är baserade på kontrakt. Dataskydd och informationens rätta förvaring och hantering är viktigt för oss och vi fäster uppmärksamhet vid det i vårt dagliga arbete. Med vår dataskydds-praxis strävar vi till att följa de krav som lagstiftningen ställer på användningen av personuppgifter och säkra kundernas, arbetstagarnas och andra berörda parters rättigheter. I vår praxis fäster vi speciell uppmärksamhet på personuppgifternas sekretess, förhindrar att utomstående har tillgång till uppgifterna och att uppgifterna inte missbrukas.

Kundregister

I vårt disponentföretag förvarar vi personuppgifter i vårt eget kundregister. I registret kan följande uppgifter finnas gällande boende, aktieägare eller övriga kunder:

Invånares för- och efternamn
Uppgifter om lägenheten
Adressuppgifter
E-postadresser
Telefonnummer
Födelsedatum
Personsignum
Aktieägarnas renoveringsarbeten

Personuppgifternas insamlingssätt

Vi samlar personuppgifter främst direkt från invånare, aktieägare och övriga kunder via olika kanaler, som t.ex. via e-post, telefon, elektroniska blanketter, andra dokument eller motsvarande sätt. Vi använder oss också av olika myndighetskällor eller komersiella tjänsteleverantörer.

Personuppgifternas användningssyfte

Personuppgifterna används i syfte att fullfölja våra uppdrag enligt kontrakt och till att identifiera kunden då hen är i kontakt med oss. Till användningssyften hör uppföljning av vederlag och hyror, informering, indrivning av skulder, organisering av inköpta tjänster och bevakning av disponentföretagets och husbolagets intressen samt övrig användning baserat på kontrakt. Vid behov kan vi överlåta personuppgifter till myndigheter som framställer en begäran baserad på lagstiftning.

Överlåtelse av personuppgifter

Vi överlåter personuppgifter vid behov till kundens representanter för att de kan sköta sina uppgifter på ett ändamålsenligt sätt. Vi kan även överlåta personuppgifter till kundens tjänsteleverantörer, som t.ex. servicebolag eller entrepenör. Uppgifter kan även överlåtas till invånare, aktieägare, övriga kunder eller myndigheter i enlighet med lagstiftning. Hanteringen av registrets personuppgifter tar alltid i hänsyn till och respekterar individens rätt till privatliv.

Uppgifternas förvaring

Insamlade och hanterade personuppgifter förvaras på ett säkert sätt antingen fysiskt bakom tillräckliga lås eller elektroniskt i en datasäker miljö. Hanterare av personuppgifterna är endast personal på disponentföretaget som har tillgång till uppgifterna via skyddade arbetsstationer. På grund av praktiska skäl kan personuppgifterna vara belägna på utomstående tjänsteleverantörers servrar, vilket säkrar en tillräcklig nivå på datasäkerheten.

Personuppgifternas förvaringstid och radering

Personuppgifterna förvaras den tid som skötseln av våra kontraktsbundna uppgifter kräver det. Invånarnas, aktieägarnas och hyresgästernas uppgifter förvaras den tid som de har någon form av förhållande till en kund vars uppdrag vi sköter. Efter detta sparas uppgifterna endast den tid det är nödvändigt för t.ex. fakturering eller indrivning.

Transparens

Varje i registret upptagen person har rätt att granska de uppgifter som finns lagrade om hen och samtidigt kräva att felaktiga uppgifter korrigeras. En registrerad person kan även kräva att uppgifterna raderas om det finns en i lagen baserad orsak. Vi försäkrar att vi ser efter de registrerade personernas rättigheter och att vi svarar på begäran utan dröjsmål.

Försäkran om dataskydd

Vår personal är insatt i de krav som lagen om personuppgifter ställer och dithörande skolningen är skött på ett ändamålsenligt sätt. Den personal som hanterar personuppgifter har tystnadsplikt enligt lag.